Capacitação sobre gestão documental na AMOSC destaca papel estratégico dos arquivos públicos municipais

No dia 23 de abril, a Associação dos Municípios do Oeste de Santa Catarina (AMOSC) realizou uma capacitação em Gestão Documental, que reuniu aproximadamente 40 servidores municipais e representantes das Câmaras de Vereadores da região. O evento, realizado no auditório da AMOSC, teve como objetivo capacitar os profissionais da administração pública sobre as boas práticas de organização, preservação e digitalização de documentos públicos, com o intuito de garantir maior transparência e eficiência na gestão pública. A iniciativa também é do Governo do Estado, por meio da Secretaria de Estado da Administração.

A palestrante, que é Gerente de Gestão Documental do Arquivo Público de Santa Catarina, Mille Anny de Albuquerque Cassol Gesser, compartilhou com os participantes sua experiência no setor público, destacando a importância da gestão documental como um pilar essencial para a administração pública municipal. Segundo ela, um trabalho eficaz contribui não apenas para a preservação da memória institucional, mas também para a otimização de processos administrativos e o cumprimento das obrigações legais, tornando a gestão pública mais ágil e transparente.

A especialista abordou, em sua palestra, os principais desafios enfrentados pelos municípios, como a falta de infraestrutura adequada para armazenamento de documentos e a necessidade de adoção de tecnologias de digitalização e segurança da informação. “Apresentei um panorama geral para que os participantes pudessem compreender a importância de se aprofundar na gestão dos documentos públicos. E destaco que, ao falar de documentos públicos, me refiro a uma realidade diferente dos documentos privados, que não possuem as mesmas obrigações. Precisamos trazer esse tema à tona porque, muitas vezes, os órgãos não têm a percepção dessa necessidade. Não é por descaso ou falta de responsabilidade, mas sim por falta de conhecimento.”, destacou Gesser.

*Gestão documental deve ser prioridade*

Durante a capacitação, foi apresentado os riscos de uma gestão documental inadequada, como a perda de documentos essenciais, que podem impactar negativamente decisões administrativas e até judiciais. A palestrante enfatizou que o cuidado com os arquivos, como garantir condições adequadas de armazenamento e prevenir danos causados por fatores como umidade e infestação, é importante para a integridade dos documentos públicos.

Outros temas também fizeram parte do momento, como as principais legislações que regulamentam a gestão de documentos, incluindo a Lei Geral de Arquivos e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e as implicações dessas normas na preservação e no tratamento de documentos públicos. A digitalização foi um dos tópicos mais discutidos, considerando as vantagens de adotar tecnologias para modernizar a gestão de arquivos, tornando-os mais acessíveis e seguros.

*Do conhecimento à aplicação*

O evento também se tornou um importante espaço para a troca de experiências entre participantes, que tiveram a oportunidade de tirar dúvidas e discutir práticas aplicáveis em seus municípios. Para o Secretário Executivo da AMOSC, Celso Galante, oferecer eventos como este aos associados é um compromisso com o fortalecimento da gestão pública local e a melhoria contínua dos serviços prestados à população. “O evento promovido pela AMOSC reforça o seu papel fundamental em disseminar conhecimento, capacitando seus integrantes para que estejam cada vez mais preparados para enfrentar os desafios da administração pública moderna e garantir a preservação dos documentos essenciais ao bom funcionamento do setor público.”, afirmou Galante.

A palestrante espera que os participantes se tornem agentes de transformação em suas respectivas cidades, implementando o conhecimento adquirido para melhorar a organização e a preservação de documentos públicos. “É muito importante que todos passem a se preocupar com essa questão, da gestão documental, nos seus respectivos municípios. Espero que, agora ao retornarem aos seus trabalhos, esses profissionais se tornem agentes de transformação em seus locais de atuação e consigam demonstrar, seja ao prefeito, ao diretor ou ao secretário — aqueles com maior poder decisório — que é necessário tomar providências. É essencial que eles consigam realmente enfatizar: ‘Precisamos agir’.”, frisou Gesser.

Para o participante, João Luiz Alessi, que atua no Setor de Patrimônio da Prefeitura Municipal de Águas Frias, destacou que a gestão documental é uma tarefa que, muitas vezes, não recebe a devida atenção, o que representa um grande erro. “É nos documentos que está registrada a história do município, e por isso devemos guardar apenas o necessário, em condições ideais para sua preservação pelo maior tempo possível. Vi a importância da digitalização de documentos e como isso pode agilizar muito o dia a dia”, comentou.

O Contador Geral Maicon Lucas Luft, da Prefeitura de Caxambu do Sul, ressaltou que o curso contribui diretamente para a estruturação de processos internos. “A capacitação é útil desde a elaboração dos documentos até sua guarda e posterior localização, caso necessária. Isso assegura mais eficiência na gestão.”, enfatizou Luft. Para o analista de TI, Rafael Severiano, responsável pelo setor de TI na Câmara Municipal de Chapecó, avaliou a sua experiência com a capacitação de forma positiva. “Eu não tinha nem noção de como é importante a comissão permanente de avaliação documental, o CPAD. Ficou claro que precisamos dessa comissão para elaborar projetos de eliminação de documentos, organizar a tabela de temporalidade e categorizar corretamente os arquivos. Além disso, tirou minhas dúvidas sobre o que pode ser eliminado após a digitalização. Na Câmara estamos passando por esse processo e várias questões que tínhamos foram esclarecidas durante o curso.”, salientou Severiano.

Já o Controlador Interno Lúcio Backes, do município de São Carlos, ressaltou como principal aprendizado da capacitação a relevância da correta classificação e organização dos documentos públicos. Ele destacou especialmente a elaboração e aplicação prática da tabela de temporalidade, além das formas adequadas de armazenamento. “O curso também forneceu materiais de apoio fundamentais, como Leis e Decretos, que servirão como base técnica para aprimorar nosso trabalho diário. Essa capacitação, portanto, contribuirá significativamente para fortalecer a gestão documental em nosso município, garantindo mais eficiência administrativa e segurança jurídica às ações públicas”, completou.

Fonte e foto: Dilkin Comunicação – Assessoria de Comunicação da AMOSC.